Możliwe jest zawarcie zapisu w formie wymiany korespondencji lub w drodze pisemnego przyjęcia oferty złożonej przez jedną ze stron na piśmie. Art. 1163 k.p.c. przewiduje skuteczność zapisu na sąd polubowny zamieszczonego w umowie (statucie) spółki handlowej albo statucie spółdzielni lub stowarzyszenia.

 

Nie jest dopuszczalne powołanie dowodu ze świadka dla ustalenia treści ustnego oświadczenia stron, jak również nie jest dopuszczalne uzupełnienie treści zapisu na sąd polubowny.

 

WAŻNE! Wymaganie pisemności uważa się za spełnione także wtedy, gdy zapis zamieszczony został w wymienionych między stronami pismach lub oświadczeniach złożonych za pomocą środków porozumiewania się na odległość, które pozwalają utrwalić ich treść. Zasada ta nie ma zastosowania w sprawach z zakresu prawa pracy, w których ponadto zapis można sporządzić dopiero po powstaniu sporu.

Skutkiem zawarcia klauzuli arbitrażowej jest powstanie uprawnienia sądu polubownego do rozstrzygnięcia sporu i jego właściwość w tym zakresie. Zapis jest podstawą ukonstytuowania się i działania sądu polubownego oraz wydania przez niego wiążącego strony rozstrzygnięcia albo zawarcia przed nim przez strony ugody. Drugim skutkiem jest wyłączenie przez zapis na sąd polubowny sądownictwa powszechnego do rozstrzygnięcia sporu poddanego sądowi arbitrażowemu. Należy jednak pamiętać, że sąd odrzuci pozew, argumentując to istnieniem zapisu na sąd polubowny, ale uczyni tak jedynie na wniosek drugiej strony, zgłoszony przed wdaniem się w spór co do istoty sprawy.

 

WAŻNE! Po odpowiedzi na pozew, podniesienie zarzutu istnienia klauzuli arbitrażowej nie jest już możliwe.

Przepisy Kodeksu postępowania cywilnego odróżniają nieważność, bezskuteczność, niewykonalność i utrata mocy zapisu na sąd polubowny. O nieważności zapisu można mówić, np. gdy został on sporządzony bez dochowania wymagań co do formy, obejmuje spór, który nie może być rozstrzygnięty przez sąd polubowny, sporządzony samodzielnie przez stronę, która nie miała wymaganej do tego zdolności, jak również zapis, który nie ma wymaganej przez prawo treści, w szczególności, gdy nie określa przedmiotu sporu lub stosunku prawnego, z którego spór wynikł lub może wyniknąć.

O bezskuteczności poszczególnych postanowień zapisu przepisy Kodeksu postępowania cywilnego stanowią jedynie w niektórych wypadkach. Ma to miejsce np. w sytuacji, gdy brak jest wymaganej zgody osoby trzeciej na sporządzenie zapisu lub zapis sporządził pełnomocnik z przekroczeniem granic umocowania.

O niewykonalności zapisu na sąd polubowny można mówić w wypadku, gdy z pewnych przyczyn wszczęcie postępowania przed sądem arbitrażowym nie jest możliwe np. zapis przewiduje takie wymagania dla osób mających być arbitrami, że w istocie nie jest możliwe ukonstytuowanie się sądu polubownego, ponieważ nie można wskazać osób, które by te wymagania spełniały.

Zapis traci moc, gdy osoba wyznaczona jako arbiter lub arbiter przewodniczący odmawia pełnienia tej funkcji lub gdy pełnienie przez nią tej funkcji jest z innych przyczyn niemożliwe, gdy sąd polubowny wskazany w zapisie nie przyjął sprawy do rozpoznania lub gdy rozpoznanie sprawy przed tym sądem okazało się z innych przyczyn niemożliwe. Ponadto art. 1195 § 4 k.p.c. przewiduje wprost utratę mocy zapisu, gdy przy wydawaniu wyroku nie można osiągnąć wymaganej jednomyślności lub większości głosów co do rozstrzygnięcia. Skutkiem utraty mocy przez zapis na sąd polubowny jest dopuszczalność żądania rozpoznania sprawy przez sąd państwowy i oddalenie zgłoszonego przed nim zarzutu, że rozstrzygnięcie sprawy należy do sądu polubownego. Z drugiej strony w razie rozpoznania sprawy przez sąd polubowny, mimo utraty mocy przez zapis, strona może żądać uchylenia wyroku sądu polubownego.

WAŻNE! Zgodnie z art. 1161 § 2 k.p.c. bezskuteczne są postanowienia zapisu na sąd polubowny naruszające zasadę równości stron, w szczególności uprawniające tylko jedną stronę do wytoczenia powództwa przed sądem polubownym przewidzianym w zapisie albo przed sądem.